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Praktische Tipps für die Büroorganisation

SADES HeadsetsEine gute Organisation im Büro macht den Alltag in der Arbeit viel leichter. Das fängt mit einem gut aufgeräumten und sortierten Schreibtisch an. Dasselbe trifft aber auch einen auf ein gutes Management in Bezug auf die Dokumente zu. Wer eine gute Arbeitsorganisation anstrebt, sollte sich ausgeklügelte Tipps und Ratschläge zu Herzen nehmen. Dazu gibt es einige interessante Praxistipps. Wer das nicht findet, was er gerade braucht, verzweifelt irgendwann. Damit die Motivation im Alltag im Büro steigt, gibt es einige vorteilhafte Tipps. Die Realität sieht bei vielen Büros aber anders aus. Hier gilt es, nicht die Flinte ins Korn zu werfen. Wer für mehr Ordnung im Büro sorgen möchte, muss nur wenige hilfreiche Ratschläge dafür beherzigen.

Ein gut organisierter Schreibtisch

Praktische Tipps für die BüroorganisationDie gesamte Büroorganisation fängt mit einem gut organisierten Schreibtisch an. Dieser bildet im Büro das zentrale Element. Ohne Schreibtisch geht es nicht.

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Ein leerer Schreibtisch als Voraussetzung

Wer sich selbst gegenüber ehrlich ist, muss meistens zugeben, dass der Schreibtisch nicht wirklich leergeräumt und sauber ist. Meistens liegen Büroutensilien herum oder die Papiere stapeln sich. Deshalb ist ein gut organisierter und leergeräumter Schreibtisch die Faustregel. Es sollte alles weggeräumt werden, was lose ist. So lässt sich das erste Erfolgserlebnis schnell verbuchen. Ein komplett leerer Schreibtisch sieht einfach schöner aus – man hat gleich ein besseres Gewissen und behält die Übersicht.

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Ein gut sortiertes Ablagesystem

Sobald der Schreibtisch leergeräumt und übersichtlich gestaltet ist, geht es an ein sortiertes Ablagesystem. Dieses Ablagesystem sollte gut durchdacht und ausgeklügelt sein.

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Im Mittelpunkt stehen die Dokumente, die regelmäßig und täglich benötigt werden. Das Ziel ist es, Kategorien dafür zu erstellen. Nun werden klare Ablageregeln verfolgt, wenn es um die Kategorisierung der Dokumente geht.

Ablagesystem-Hilfsmittel Tipps
  • Stehsammler
  • Ablagekorb
  • Ablagefach
  • unterschiedliche Aktenfolien
  • Mappen
  • Hilfsmittel (wie z.B. ein Headset-Modell) sollten immer zur Situation von Schreibtisch und Büro passen
  • Kombination der unterschiedlichen Möglichkeiten ist erwünscht
  • Ablagesystem sollte eine Struktur haben
  • Sollte einfach in der Anwendung sein
  • Ablagekörbe und Mappen müssen gut beschriftet sein

So wird alles auf den ersten Blick sofort gefunden. Mit der Zeit kann sich die Struktur auch verändern. Oft stellt man in der Praxis fest, dass es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Wenn der Schreibtisch leergeräumt und das Ablagesystem aufgebaut ist, kommt es nun auf die Reorganisation an. Das neue Ablagesystem darf nach Belieben eingerichtet werden. Auf eine sorgfältige Beschriftung gilt es besonders zu achten. Wichtig sind nur die Gegenstände, die wirklich benötigt werden. Auf manche davon kann man beruhigt verzichten.

Der Freitag

Besonders am Freitag kurz vor dem Wochenende ist es wichtig, den Arbeitsplatz immer sauber zu verlassen. Speziell kurz vor dem Wochenende kann aus der Ordnung schnell wieder Unordnung werden. 10-20 Minuten vor Abschluss aller Arbeiten sollte deshalb der Schreibtisch noch einmal sorgfältig aufgeräumt werden. Folgende Aufgaben zählen dazu:

  • Dokumente durchsortieren
  • Dinge entsorgen, die nicht mehr gebraucht werden
  • noch einmal einen Überblick verschaffen

Der positive Nebeneffekt: Am Montag ist mit dieser Ordnung dann alles wieder viel leichter. So weiß man sofort, wo man wieder neu anfangen kann. Wer Montag nicht gerne in die Arbeit geht, macht sich so das Leben leichter. Die Aufgaben sind dann noch viel übersichtlicher. Außerdem ist es einfacher, am Freitag entspannt ins Wochenende zu starten.

Eine kleine Wohlfühloase einrichten

Es ist sinnvoll, sicher am Arbeitsplatz eine kleine Wohlfühloase einzurichten. Immerhin werden dort jeden Tag mehrere Stunden verbracht. Das ist in Summe relativ viel Zeit, die man dort verbringt. Deshalb sollte der Arbeitsplatz ein Ort des Wohlfühlens sein. Ein neues Ablagesystem ist der erste Schritt dazu. Bilder oder Pflanzen können eine gute Unterstützung für einen angenehmen Wohlfühlort sein.

Papierstapel vermeiden

Papierstapel gilt es auf dem Schreibtisch unbedingt zu vermeiden. Diese sammeln sich allerdings relativ schnell an. Umso schwerer ist es, diese Stapel wieder los zu werden. In einem Stapel voll Papier können aber wichtige Informationen und Dokumente schnell untergehen. Manche davon werden wiederum gar nicht gebraucht. Das schränkt beim täglichen Arbeiten sehr ein. Deswegen sollten alle Dinge immer sofort einsortiert werden. Ein erster Check ergibt, ob das Dokument benötigt wird oder vielleicht sogar digital abgelegt werden kann. Ein papierloses Büro kann hier die Lösung sein.

Viermal im Jahr alles sortieren

Eine weitere Faustregel für ein gut sortiertes Büro heißt, einmal im Quartal alles gut durch zu sortieren. So rundet sich die Organisation rund um den Schreibtisch perfekt ab. Außerdem bleibt das gesamte Ablagesystem schlank.

Eine Liste abarbeiten

Wer viele Gedanken im Kopf hat, benötigt Orientierung. Deshalb dürfen Listen hilfreich nach und nach erledigt werden. Die Aufgaben werden auf einem Blatt Papier zusammengefasst. Alternativ können die Aufgaben auch digital abgespeichert werden. Dazu gibt es sogar Apps für das Smartphone. So behält man den idealen Überblick über alles, was zu erledigen ist. Der Reihe nach lässt sich dann alles nacheinander abarbeiten.

Die Erstellung eines Zeitplans

Jede Aufgabe bekommt ihre eigene Priorität. Deshalb ist ein Zeitplan besonders sinnvoll. So erfolgt die Arbeit besonders effizient. Es werden nur die wichtigen Dinge ausgeführt. Die Vorgehensweise gestaltet sich dann umso flexibler. Wenn Arbeiten spontan zu erledigen sind, wird abgewogen, ob diese wirklich wichtig sind oder von einer anderen Aufgabe abhalten.

Schon bald ergibt sich die Situation einer punktgenauen Zeitplanung. Anfänglich ist etwas Übung und Training dafür nötig. Dann werden die Aufgaben bezüglich der Zeit richtig eingeschätzt.

Achtung! Ein eventueller Zeitpuffer ist am Anfang eine gute Idee.

Die Zusammenfassung von Aufgaben

In Bezug auf Zeitmanagement stellt das Zusammenfassen von Aufgaben eine wichtige Basis dar. Deshalb sollten die E-Mails zum Beispiel nicht sofort beantwortet werden, sobald diese hereinkommen. Dafür sollten fixe Zeiten am Tag geplant sein. Erst dann werden alle E-Mails gemeinsam abgearbeitet. Dadurch lassen sich viele Aufgaben prompt erledigen. Die anderen müssen dann nicht immer unterbrochen werden.

TIPP: Unangenehmes kommt als erstes

Besonders empfehlenswert ist es, unangenehme Dinge gleich am Morgen zu erledigen.

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Diese Vorgehensweise bietet sehr viele Vorteile:

  • Erfolgserlebnis am Morgen
  • die größte Herausforderung hat man hinter sich
  • das Unangenehme liegt nicht mehr vor einem
  • die Motivation steigt

Deshalb gilt es, gleich frühmorgens die Zähne zusammenzubeißen und sich an die unangenehmen Aufgaben heranzumachen. Auch eine Magnet-Pinnwand für Notizen ist sinnvoll, damit sie einen guten Überblick liefert.

Bildnachweise: Adobe Stock / contrastwerkstatt, Amazon/ SADES

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